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Dokumenten Management

Ganz auf Ausdrucke auf Papier kann - noch - kein Unternehmen verzichten. Aber schon ein paar Kniffe reduzieren die entstehenden Kosten und steigern die Effizienz im Arbeitsalltag.

Papier digitalisieren
Die technischen Voraussetzungen müssen stimmen. Dazu gehören schon zu Anfang leistungsfähige Dokumenten Scanner (Einzugs-Scanner). Sie bieten zahlreiche Funktionen für das einfache, effiziente und vor allem schnelle Einlesen von Papierinhalten in digitale Daten.

Scans verwalten
Das erledigt das Dokumenten Management System, welches die digitalisierten Daten speichert und ogranisiert. Die Daten werden zentral gespeichert und sind durch Suchfunktionen sehr schnell auffindbar. Je mehr Abteilungen auf die gleichen Daten zugreifen müssen, desto schneller rechnet sich ein Dokumenten Management System (DMS) im Unternehmen.

Mitarbeiter einbeziehen
Häufig scheitern Software Projekte, weil sie zu technologieorientiert sind und in der Form als Technik und nicht als Werkzeug zur Unterstützung der Unternehmensorganisation eingeführt werden. Deshalb ist es wichtig die betroffenen Fachabteilungen oder Mitarbeiter frühzeitig in das Projekt einzubinden.

Arbeit umstellen
Gerade da alle Daten in digitaler Form vorliegen, kann man immer alles wieder ausdrucken. Um dem entgegen zu wirken, müssen Prozesse durchgänig am PC abgebildet werden (Workflow Management). Häufig sind in diesem Bereich Anpassungen an Formularen und Abläufen notwendig. Oft hilft es auch einen zweiten Bildschirm am Arbeitsplatz einzurichten der den Papierstapel auf dem Schreibtisch ersetzt.

Externe einbeziehen
Wenn Geschäftspartner Korrespondenz und Rechnungen ebenfalls in digitaler Form versenden oder erhalten, ist Papier eingespart. Dies gilt gerade auch für die Kommunikation mit dem Aussendienst.

Ausdrucke kontrollieren
Achten Sie darauf das Emails nicht am Farblaser ausgedruckt werden. Kontrollieren Sie das Druckverhalten und setzen Sie Chipkarten oder Drucklogbücher ein (bieten einiger Hersteller als Option) um das Verhalten zu kontrollieren oder die Kosten direkt einer Kostenstelle zuzuordnen.

Was wir für Sie tun können

Die SHH Software GmbH erarbeitet mit Ihnen und unseren spezialisierten Kompetenz-Partnern Lösungen für elektronische Archivierung und das Dokumenten Management aller Geschäftsunterlagen: Belege, Dokumente, Dateien, Emails und andere in Papierform oder digital vorliegende Daten.

Integrierte Lösungen sind für unsere Software Partner Systeme

PDS BranchensoftwarePDS Programm + Datenservice GmbH

und

ERP Parity SoftwareParity Software GmbH

verfügbar. Diese Lösungen sind flexibel auch für Individuelle Anpassungen oder Anforderungen.

Die Anbindung an vorhandenen Softwareumgebungen und Anwendungspakete ist ebenso problemlos möglich.

Ablage, Ordner, Aktenschrank:
Das ist heute immer noch die allgemein verbreitete Form der Archivierung
kaufmännischer Belege und technischer Dokumente.
Dies muss nicht so sein.

Es gibt doch die Möglichkeit Abhilfe zu schaffen mit elektronischer  Archivierung und Dokumenten – Management !

Diese herkömmliche Systematik kostet häufig viel Zeit und Nerven – sie bindet somit wichtige Ressourcen eines jeden Unternehmens.